Gestão Financeira Empresarial

Gestão Financeira Empresarial

A Gestão financeira empresarial vem adquirindo a cada dia uma importância maior na administração das empresas. Principalmente nas micro e pequenas empresas, onde se compra menos, se estoca menos, e é mais difícil a negociação de preços em relação as grandes empresas.

Alguns anos atrás, quando queríamos algum produto, procurávamos em shoppings, feiras, etc., e dificilmente tínhamos parâmetros de comparação de preço.

Hoje, com a internet ganhando espaço cada vez maior, pesquisamos antes o preço para depois comprarmos. Calculamos o frete para produtos adquiridos em outros estados, para ver se compensa ainda comprar no estado onde estamos.

Qualquer produto hoje que passamos a sentir a necessidade de ter, já sabemos o preço do produto. E com certeza, se tratando de produtos da mesma marca e modelo, iremos comprar o com melhor preço.

A gestão financeira empresarial, está muito além do controle de contas a pagar e receber. É preciso saber quando vender, quando comprar, onde comprar e onde vender. Além de saber onde aplicar os recursos adquiridos, e quando aplicar.

É preciso, através da gestão financeira, saber exatamente onde comprar, controlar os custos de venda e prestação de serviços, para ter um preço final competitivo com o mercado que cada dia começa a ficar mais enxuto.

Contas à pagar

O controle de contas à pagar se inicia na geração da despesa, e não apenas no fato de lançar em um controle de contas à pagar e saber o dia do vencimento do boleto.
A gestão de contas à pagar se inicia no almoxarifado, onde este deve saber onde comprar com melhor preço; na gestão de pessoal; no setor de manutenção de equipamentos, onde se deve prezar a certa utilização do equipamento, revisões, etc.; no setor de compras, que deve anexar se possível sempre os orçamentos e cotações, etc. Negociação de prazos, parcelas e datas de vencimento também fazem parte da gestão de contas à pagar.

Relatórios e rotinas do setor contas à pagar:

- Primeiramente, toda conta à pagar só deve chegar ao setor de contas à pagar com autorização do sócio da empresa. Ex.: o setor de compras faz a cotação, informa ao gestor da empresa, que com a análise financeira em mãos por fim valida a compra;

- Após a fase acima, a nota fiscal e boletos para pagamento são encaminhados ao setor de contas à pagar;

- Conciliar as contas pagas com as contas bancárias. A conciliação bancária é como uma prova real de que a despesa foi efetivamente paga;

- Conciliação de folha de pagamento e tributos;

- Comparação das despesas fixas e variáveis com de meses anteriores, etc.

 Contas à receber

Assim como o controle de contas a pagar, o controle de contas à receber está muito além de simplesmente emitir a nota e o boleto ao cliente.

É preciso que tenhamos um total controle sobre nossos clientes, uma abertura de negociação, saber a melhor data para pagamento, entrar em contato com um cliente que era frequentador assíduo da empresa e há seis meses não aparece mais; não ter vergonha de cobrar e negociar; saber negociar descontos para pagamentos antecipados, dentre outros.

O controle de contas a receber, além da emissão de notas fiscais, boletos e duplicadas, também deve ser responsável pela gestão desses recebimentos. Buscar alternativas para que o cliente sempre tenha melhores formas de pagamento; diminuição de taxa de inadimplência, entre outros.

Fluxo de Caixa

O Fluxo de Caixa é a ferramenta que controla a movimentação de entrada e saída de recursos na empresa. Com essa ferramenta, o gestor financeiro terá informação de períodos de entradas, saídas, onde está sendo aplicado o recurso, qual período terá maior entrada de capital. Por exemplo, no quinto dia útil é o dia de pagamento de salários e FGTS dos colaboradores. Será que podemos negociar fornecedores para essa mesma data?

Para elaboração do Fluxo de Caixa, devemos detalhar o mais distante possível nossas despesas e média de receitas. Os custos fixos por exemplo – aluguel, condomínio, advogado, contador – já temos o valor do ano todo, e esses já deverão ser inseridos.

Detalhar o máximo possível, prever o que irá ter de custo, média de despesas variáveis, folha de pagamento e comissões.

Sobre as receitas, devemos ter um certo “conservadorismo”. Estudar a média de inadimplência por exemplo, e alimentar o Fluxo de Caixa com as informações mais corretas possíveis.

Com um Fluxo de Caixa bem feito, podemos negociar preços para recebimentos no início do mês para quitação de folha de pagamento; negociar com fornecedores para vencimento de boletos após o recebimento das faturas emitidas pela empresa; quanto podemos deixar de reserva para investimentos, ou capacidade de absorver prestação de maquinários.

Demonstração do resultado

A demonstração do resultado de um período objetiva, na forma vertical, todo o processo de vendas da empresa, custos, despesas, até a obtenção do lucro ou prejuízo.

Modelo de Demonstração do resultado

RECEITA OPERACIONAL BRUTA
Vendas de Produtos
Vendas de Mercadorias
Prestação de Serviços

(-) DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA 
Devoluções de Vendas 
Abatimentos 
Impostos e Contribuições Incidentes sobre Vendas

= RECEITA OPERACIONAL LÍQUIDA

(-) CUSTOS DAS VENDAS
Custo dos Produtos Vendidos 
Custo das Mercadorias
Custo dos Serviços Prestados

= RESULTADO OPERACIONAL BRUTO

(-) DESPESAS OPERACIONAIS 
Despesas Com Vendas 
Despesas Administrativas

(-) DESPESAS FINANCEIRAS
Despesas Financeiras
 

= LUCRO LÍQUIDO ANTES DISTRIBUIÇÃO

(-) DISTRIBUIÇÃO DE LUCRO

(=) RESULTADO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO

Através da demonstração de resultado, que pode ser mensal ou anual, temos a informação se a empresa está dando lucro ou prejuízo.

O mais interessante para empresa, é a apuração mensal dos resultados, e depois uma análise através da apuração anual. Em algumas atividades meses podem ser fechados no prejuízo. Ex.: empresas do ramo de papelaria e livraria, onde as maiores receitas são nos meses de dezembro, janeiro e julho; empresas do ramo de construção civil, onde os meses de chuva o faturamento cai é “compensado” nos meses onde não há chuvas.

O importante é o resultado anual, mas com as análises mensais, temos informações dos meses de pico de vendas, e de poucas vendas. Podendo assim inserir tais informações no Fluxo de Caixa da Empresa.

Análise das demonstrações financeiras

Após a alimentação do banco de dados financeiro da empresa, é hora de transformar todos esses números em informações para gestão. Procurar soluções, cortar custos, e principalmente estabelecer metas.

Algumas informações, as demonstrações financeiras passarão ao gestor da empresa:

- quanto preciso vender para cobrir meus custos fixos;

- quanto preciso vender para cobrir meus custos totais da empresa;

- percentual dos meus custos fixos sobre meu faturamento;

- margem de contribuição;

- se desejo um lucro de X, quanto preciso vender para obter tal lucro;

- qual o motivo que não alcancei o lucro acima;

- onde preciso cortar gastos;

- onde preciso faturar mais, etc.

Analisando os custos e estabelecendo metas, muitas perguntas irão surgir:

- Por que o valor da energia elétrica está maior esse mês? Deve aumento da taxa? A empresa passou a gastar mais? É preciso economizar?

- Qual o motivo do faturamento ser menor que o do mês passado?

- A despesa com pessoal aumentou e o faturamento não aumentou, por qual motivo?

- a carteira de clientes é a mesma e a despesa bancária aumentou esse mês, qual a razão?

Serão muitos os questionamentos do gestor financeiro sobre o aumento de despesas. Caberá ao gestor saná-las ou descobrir se o motivo é ou não convincente.

Também será objetivo do gestor estabelecer metas. Não existe motivação maior que estabelecer metas. E para estabelecer metas precisamos de números de parâmetros.

Com as informações financeiras, podemos estabelecer as metas na empresa:

- Estudar as rotas dos veículos e saber se realmente são necessárias; se é possível agendar rotas dos mesmos bairros nos mesmos dias e estabelecer um valor limite de despesas com frete ou combustível;

- Se aprofundar nas despesas com manutenção de equipamentos, selecionar os equipamentos de melhores marcas e preços acessíveis; capacitar pessoal para a utilização correta dos equipamentos;

- Estabelecer corte simples de custos como: usar papel de rascunho; apagar a lâmpada ao sair; só imprimir o documento quando necessário; sempre pesquisar preços antes de comprar;

- Implantar meta de aumento de faturamento, como por exemplo ligar em um cliente que fez o orçamento e saber porque não fechou negócio; etc.

 Rotinas financeiras

 Diárias:

- conciliação bancária;

- lançamento de contas a pagar e receber (alimentação do fluxo de caixa);

- apuração de valores para pagamento de contas;

- cobrança de valores não recebidos;

- fechamento diário de caixa;

Mensais:

- conciliação de folha de pagamento;

- conciliação e conferência de despesas fixas (tributos, água, luz, telefone);

- controle de retirada de pró-labore;

 Diante do exposto, a empresa passa a ter subsídios para colocar em prática a gestão financeira obtendo assim êxito na “saúde” financeira, ferramentas para tomada de decisões, e mais eficácia para aplicação dos seus recursos.

Anderson Fontinele
Contador e Consultor Financeiro

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